Een csv bestand met inventarisnummers importeren

Het importeren van bestanddelen uit een csv bestand

Het is mogelijk om een lijst met inventarisnummers te importeren in Memorix Archieven aan de hand van een csv bestand. In dit csv bestand kunnnen enkelvoudige bestanddelen zijn opgenomen, maar ook verzamelbeschrijvingen en deelbeschrijvingen.

Het formaat van het csv bestand voor het importeren van inventarisnummers

Het csv bestand voor het importeren van inventarisnummers kent een vaste structuur. Alleen csv bestanden met precies deze structuur kunnen worden geimporteerd. De structuureisen zijn als volgt:

• de velden worden gescheiden door een puntkomma
• de eerste regel bevat kolomnamen (deze wordt niet geimporteerd)
• Elke rij bevat 20 kolommen.
• De volgorde van de kolommen kan niet gewijzigd worden.
• De velden die gebruikt worden in de csv import zijn:
  • Identificatiecode van het Archief: Bevat de identificatiecode van het archief waar de bestanddelen aan worden gekoppeld. Het archief moet vóór de import in Memorix Archieven zijn aangemaakt. Dit veld is verplicht.
  • Verzamelbeschrijving bereik: zie paragraaf "Verzamelbeschrijvingen in de csv import" voor een uitleg van de werking van het importeren van verzamelbeschrijvingen.
  • Verzamelbeschrijving Titel
  • Verzamelbeschriving aantekening: het is niet mogelijk om opmaak zoals linebreaks, lijsten, etc. op te nemen in de csv import. Als u opmaak wilt gebruiken in het Aantekening veld, kunt u die toevoegen binnen Memorix Archieven.
  • Verzamelbeschrijving datering: zie paragraaf "Datums in csv bestanden" voor een uitleg van de werking van de import van datums.
  • Verzamelbeschrijving aantal
  • Verzamelbeschrijving fysieke eenheid: vormt samen met "Verzamelbeschrijving aantal" de uiterlijke vorm. Er kan 1 uiterlijke vorm opgegeven worden per verzamelbeschrijving. Het is dus niet mogelijk om twee regels te importeren voor de uiterlijke vorm, zoals:
    • "1 omslag"
    • "2 delen"
  • Bestanddeel nummer
  • Bestanddeel achtervoegsel
  • Bestanddeel titel
  • Bestanddeel datering: zie paragraaf "Datums in csv bestanden" voor een uitleg van de werking van de import van datums.
  • Bestanddeel aantal
  • Bestanddeel fysieke eenheid: vormt samen met Bestanddeel aantal de uiterlijke vorm. Er kan één uiterlijke vorm opgegeven worden per bestanddeel. Het is dus niet mogelijk om twee regels te importeren voor de uiterlijke vorm, zoals:
    • "1 omslag"
    • "2 delen"
  • Bestanddeel aantekening: het is niet mogelijk om opmaak zoals linebreaks, lijsten, etc. op te nemen in de csv import. Als u opmaak wilt gebruiken in het Aantekening veld, kunt u die toevoegen binnen Memorix Archieven.
  • Beperking openbaarheid reden
  • Beperking openbaarheid datering: een exacte datum, zoals 2050-01-01
  • Beperking openbaarheid ontheffing: om aan te geven of er een ontheffing mogelijk is op de beperkte openbaarheid. Mogelijke waarden: yes of no (als het veld wordt leeggelaten, wordt het automatisch no
  • Beperking toegankelijkheid reden
  • Beperking toegankelijkheid datering: een exacte datum, zoals 2050-01-01
  • Beperking toegankelijkheid ontheffing: om aan te geven of er een ontheffing mogelijk is op de beperkte openbaarheid. Mogelijke waarden: yes of no (als het veld wordt leeggelaten, wordt het automatisch no

Verzamelbeschrijvingen in de csv import

Het is mogelijk om verzamelbeschrijvingen te importeren. Om dat te doen, worden voor de bestanddelen die binnen een verzamelbeschrijving horen, de volgende velden ingevuld:

• • Verzamelbeschrijving bereik
  • Verzamelbeschrijving Titel
  • Verzamelbeschriving aantekening
  • Verzamelbeschrijving datering
  • Verzamelbeschrijving aantal
  • Verzamelbeschrijving fysieke eenheid

Het veld "Verzamelbeschrijving bereik" is verplicht, de overige velden niet. Om meerdere bestanddelen binnen een verzamelbeschrijving te plaatsen, moeten alle velden van de verzamelbeschrijving precies hetzelfde worden ingevuld. Als de verzamelbeschrijving dus een "aantekening" heeft, moet deze voor alle bestanddelen worden ingevuld. Voorbeeld:

0408;3-5;Notulen van de openbare vergaderingen;NB Notulen van de jaren 1942-1944 ontbreken.;1923/1926;3;delen;3;;;1923/1924;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de openbare vergaderingen;NB Notulen van de jaren 1942-1944 ontbreken.;1923/1926;3;delen;4;;;1924/1925;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de openbare vergaderingen;NB Notulen van de jaren 1942-1944 ontbreken.;1923/1926;3;delen;5;;;1925/1926;1;deel;;;;;;;;

Deze drie regels worden als volgt geïmporteerd in archief 0408:

• Er wordt een verzamelbeschrijving aangemaakt met bereik 3-5
• De titel van de verzamelbeschrijving wordt: Notulen van de openbare vergaderingen
• In het veld Aantekening van de verzamelbeschrijving komt te staan: NB Notulen van de jaren 1942-1944 ontbreken.
• De datering van de verzamelbeschrijving wordt: van: 1923 tot: 1926
• De verzamelbeschrijving bevat 3 onderliggende bestanddelen: nummers 3, 4 en 5.
• Inventarisnummers 3, 4 en 5 krijgen in dit voorbeeld alleen een datering en een uiterlijke vorm.

Datums in csv bestanden

Voor het importeren van dateringen zijn drie mogelijkheden:

• één jaar of datum. Bijvoorbeeld: 1926 of 1926-12-05
• een periode. Bijvoorbeeld: 1926/1938 of 1926-08-01/1938-12-05. Let op tussen het begin en het eindjaar moet een "/" gebruikt worden.
• een periodebeschrijving en de periode. Bijvoorbeeld tweede wereldoorlog (1940/1945) of 1950-1954, 1974-1976(1950/1976).

Andere formaten die niet herkend kunnen worden als één van deze drie worden ingelezen in de Periode Beschrijving.