Overzichtspaginas

Als u navigeert naar één van de onderdelen uit het beheer, bijvoorbeeld van Archieven, komt u op een pagina waar u alle Archieven ziet die momenteel zijn ingevoerd. Vanaf die overzichtspagina kunt u een nieuw record aanmaken of een bestaand record bewerken. Alle overzichtspagina’s bieden een aantal dezelfde mogelijkheden voor zoeken, bladeren en weergeven van de getoonde gegevens.

Paginering

Om de overzichtspagina’s overzichtelijk te houden, worden de records opgesplitst en getoond over meerdere pagina’s. De eerste pagina bevat bijvoorbeeld de records 1 tot en met 20, de tweede pagina de records 21 t/m 40, enzovoort. Rechts onder de resultaatweergave bevinden zich pagineringsknoppen. Hiermee bladert u door de verschillende pagina’s. U kunt direct naar de gewenste pagina springen door het nummer hiervan in te voeren en op ENTER te drukken. Het aantal records per pagina instellen Wanneer u meer of juist minder records per pagina wilt zien is dat mogelijk. Linksboven en -onder de resultaatweergave vindt u een invoerveld waarmee u aangeeft hoeveel records er op een pagina worden getoond. Nadat u het gewenste aantal heeft ingevoerd, drukt u op uw toetsenbord op ENTER om te bevestigen.

Zoeken

Boven de lijst met gegevens bevind zich een zoekbalk:

Hiermee kunt u zoeken door de getoonde gegevens. Standaard zoekt u hiermee door alle velden die getoond worden in het overzicht. U kunt ook zoeken door een enkel veld als u nauwkeuriger resultaten wil krijgen.

Welke velden u kunt selecteren verschilt per overzichtspagina. Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Als u zoekt op “compagnie” vind u ook records waarin “Compagnie” voorkomt. U kunt zoeken op delen van de tekst, maar de volledige zoekterm moet wel precies zo voorkomen binnen het veld. Als u bijvoorbeeld zoekt op “Indische compagnie”, vind u het archief met de titel “Oude West-Indische Compagnie (OWIC)”. Als u echter zoekt op “compagnie oude” vind u dit record niet, omdat de gezochte termen niet in die volgorde voorkomen binnen de titel. Om na een zoekactie weer alle records te bekijken, wist u de zoekterm(en) en drukt u op uw toetsenbord op ENTER.

Exact zoeken

Het is ook mogelijk om te zoeken op een volledige term. Plaats in dat geval een "=" voor de zoekterm. Als u bijvoorbeeld zoekt op archief Identificatiecode "=10", dan vindt u alleen archief 10 en niet de archieven 1010 en 110.

Let op: als u Exact zoeken gebruikt, is de zoekactie hoofdlettergevoelig. Als u exact wilt zoeken naar archief 36A, moet u in het zoekveld "=1A" (A met hoofdletter) invullen.

Sorteren

De gegevens op de overzichtspagina’s kunt u naar wens sorteren door te klikken op de kolomkoppen. Niet alle kolommen zijn geschikt om te sorteren. De kolommen waarop gesorteerd kan worden hebben een icoontje met twee pijltjes achter de naam staan:

Als de sortering actief is voor een kolom, is dit zichtbaar. Er staat dan een icoontje met een pijltje naar boven (voor oplopende sortering) of een pijltje naar beneden (voor aflopende sortering) achter de naam van de kolom. Als er twee pijltjes achter de naam van de kolom staan, dan is er niet op deze kolom gesorteerd.

Om te sorteren op een bepaalde kolom, moet de sortering op de andere kolommen uit staan. Dat kan door te klikken op de kolom(men) waarop gesorteerd is (herkenbaar aan het pijltje naar boven of naar beneden). U moet één of twee keer klikken op de kolomkop, totdat er twee pijltjes achter staan. Vervolgens klikt u op de kolom waarop u wilt sorteren. Het is mogelijk te sorteren op meer dan één kolom. De kolom waar als eerste op gesorteerd wordt is leidend; deze records worden als eerste gesorteerd. Wanneer u vervolgens ook een sortering toepast op een tweede kolom, worden deze gesorteerd maar dan wel binnen de sortering van de eerste kolom. Wanneer u bijvoorbeeld eerst oplopend sorteert op de Datering van een Bestanddeel, en vervolgens op Sorteernummer, dan worden alle bestanddelen oplopend gesorteerd op datum. Bestanddelen met dezelfde datering, worden vervolgens gesorteerd op het veld sorteervolgorde.

Records toevoegen, bewerken, bekijken of verwijderen

Vanaf de overzichtspagina kunt u records bewerken, bekijken of verwijderen door te klikken op één van deze icoontjes achter het record:

1. Bekijken in alleen-lezen modus
2. Bewerken
3. Verwijderen

Daarnaast kunt u een record toevoegen door te klikken op de knop “Toevoegen” rechts boven de records: