Hernummeren van inventarisnummers

Bij het maken van een nieuwe toegang worden vaak eerst voorlopige inventarisnummers toegekend aan de bestanddelen. Vervolgens (of gelijktijdig) wordt een rubriekenschema gemaakt en worden de bestanddelen in de rubrieken geplaatst. In veel gevallen wordt als laatste stap alle voorlopige inventarisnummers hernummerd, zodat de nummering van de bestanddelen doorloopt over de opeenvolgende rubrieken.

Memorix Archieven kan uw bestanddelen automatisch hernummeren. Daarbij wordt de volgende logica in acht genomen:

• Hoe hoger de rubriek, hoe hoger het inventarisnummer.
• Binnen rubrieken wordt de volgorde vastgesteld op basis van het veld Sorteervolgorde van de bestanddelen.

Voordat u gaat hernummeren, moet u er dus eerst voor zorgen dat alle bestanddelen in een rubriek zijn geplaatst. Vervolgens kunt u de volgorde van de bestanddelen binnen de rubrieken aanpassen. Dit kan op twee manieren:

1. Automatisch, met de Herorden functie. Hiermee kunt u de sorteervolgorde van alle bestanddelen gelijk te trekken aan de volgorde van de datering of aan die van de inventarisnummers.
2. Met de hand, door het veld sorteervolgorde van het bestanddeel aan te passen. Deze twee opties worden in de onderstaande paragrafen uitgelegd.

Als u de sorteervolgorde van de bestanddelen naar wens heeft aangepast, kunt u de inventarisnummers hernummeren. De optie Hernummer Bestanddelen vind u op het tabblad Rubrieken van de toegang. Klik in het menu naast de knop opslaan op Hernummer Bestanddelen. U krijgt een melding dat deze actie niet ongedaan gemaakt kan worden. Als u dit bevestigt, wordt het hernummeren in gang gezet. Dit gebeurt op de achtergrond. U moet de toegang sluiten en opnieuw openen om de wijzigingen te kunnen zien. Bij grote toegangen kan het even duren voordat het proces is afgerond. De oude (voorlopige) inventarisnummers worden bij het hernummeren opgeslagen in het veld Oude Nummers van de bestanddelen.

De sorteervolgorde van alle bestanddelen in één keer wijzigen met de Herorden functie

U kunt de sorteervolgorde van alle bestanddelen van een archief in één keer aanpassen met de Herorden optie van bestanddelen. Deze vindt u op het tabblad Bestanddelen van het betreffende Archief of de Toegang. De Herorden functie wijzigt de Sorteervolgorde van alle bestanddelen volgens de sortering die u op dat moment heeft gekozen:

• Klik op de kolomkoppen van het tabblad bestanddelen om deze op de gewenste manier te sorteren. Zie de paragraaf “Sorteren” in het hoofdstuk “Uw weg vinden in Memorix Archieven” voor een uitleg hoe dit werkt.
• Als de sortering naar wens is, klikt u op de knop Herorden, rechts bovenaan. U krijgt een melding dat er een achtergrondproces is gestart voor het herordenen van de bestanddelen.
• Het sorteervolgorde veld voor alle bestanddelen wordt nu aangepast. Het eerste record (bestanddeel) krijgt nummer 1, het tweede record krijgt nummer 2, etc.
• U moet het archief sluiten en opnieuw openen voordat de wijziging zichtbaar zijn. Bij grote archieven kan het even duren voordat alle bestanddelen herordend zijn.

De volgorde van bestanddelen met de hand aanpassen

De volgorde van bestanddelen binnen rubrieken wordt bepaald door het veld Sorteervolgorde van de bestanddelen. Als u wilt dat bestanddeel 5 boven bestanddeel 1 wordt getoond, geeft u bestanddeel 5 een lagere sorteervolgorde dan bestanddeel 1.

Tip: ook nadat u de bestanddelen heeft hernummerd kunt u de volgorde binnen een rubriek aanpassen. Dit is handig als u bijvoorbeeld een aanvulling op een archief heeft gekregen en u deze op een bepaalde plek in de toegang wilt tonen.

Een voorbeeld van de werking van het hernummeren

In onderstaand voorbeeld wordt de werking van het hernummeren geïllustreerd.

Situatie voor het hernummeren:

• Rubriek 1
  • Bestanddeel 2 (sorteervolgorde 1)
  • Rubriek 1.1
    • Bestanddeel 4 (sorteervolgorde 2)
    • Bestanddeel 5 (sorteervolgorde 4)
• Rubriek 2
  • Bestanddeel 3 (sorteervolgorde 3)
  • Bestanddeel 1 (sorteervolgorde 5)

In rubriek 2 wordt bestanddeel 3 bovenaan getoond, omdat deze een lagere sorteervolgorde heeft dan bestanddeel 5. Als we deze toegang vervolgens hernummeren, komt het er als volgt uit te zien:

• Rubriek 1
  • Bestanddeel 1 (oude nummer 2, sorteervolgorde 1)
  • Rubriek 1.1
    • Bestanddeel 2 (oude nummer 4, sorteervolgorde 2)
    • Bestanddeel 3 (oude nummer 5, sorteervolgorde 3)
• Rubriek 2
  • Bestanddeel 4 (oude nummer 3, sorteervolgorde 4)
  • Bestanddeel 5 (oude nummer 1, sorteervolgorde 5)

De bestanddelen zijn oplopend genummerd. De rubrieksnummer waar het bestanddeel zich in bevond is bepalend voor het nieuwe inventarisnummer. Bestanddeel 2 heeft nu nummer 1, omdat deze zich in de eerste rubriek bevindt. Binnen rubriek 2 heeft de sorteervolgorde er voor gezorgd dat het oude bestanddeel 3, een lager nummer (4) heeft gekregen dan het oude bestanddeel 1.