Presentatie op uw website

Onderdeel van Memorix Archieven is de publiekspresentatie van uw archieftoegangen (inventarissen). Hiervoor is standaard een module beschikbaar: de Presentatie van Toegangen. Deze module is beschikbaar binnen de beheeromgeving, zodat u direct kan zien hoe uw toegangen er uit komen te zien voor het publiek. Bij elke toegang kunt u aangeven of deze gepubliceerd mag worden. Is dat het geval? Dan worden wijzigingen aan de toegang elke 24 uur automatisch verwerkt in de publiekspresentatie. Dat betekent dat deze dan zichtbaar worden in de Presentatie van Toegangen binnen Memorix Archieven. Als u de Presentatie van Toegangen gebruikt op uw website, worden de wijzigingen op hetzelfde moment ook zichtbaar op uw website.

Wijzigingen aan archieven of toegangen direct zichtbaar maken in de Presentatie van Toegangen

Alle wijzigingen aan archieven en toegagnen worden binnen 24 uur automatisch zichtbaar in de Presentatie van Toegangen. Als u dat wil kunt u de wijzigingen ook direct zichtbaar maken op de website. Daarvoor moet u de toegang opnieuw indexeren. Dat werkt als volgt:

• Navigeer via het hoofdmenu naar Beheer --> Toegangen
• Zoek de toegang die u wilt indexeren
• Klik in het vierkantje voor de toegang (er komt een vinkje in te staan) en klik op de knop Herindexeer (rechts bovenaan op het scherm)
• Na enkele seconden (of enkele minuten in het geval van een grote toegang) zijn de wijzigingen zichtbaar in de Presentatie van Toegangen.

Picturae kan de Presentatie van Toegangen voor u integreren op uw website. Heeft u geen website van Picturae? Dan kan uw website bouwer de module ook integreren. Hiervoor is technische documentatie beschikbaar.

Alle archieven opnieuw indexeren

Het is ook mogelijk om alle archieven ineens opnieuw te indexeren. Dit is bijvoorbeeld handig als u de EAD template heeft aangepast of als u de insteling voor het wel/niet exporteren van Locaties naar EAD heeft gewijzigd. Een volledig nieuwe indexering kunt u als volgt opstarten:

• Ga via het hoofdmenu naar: Instellingen --> Achtergrond processen
• Klik op het pijltje achter Archieven/Toegangen herindexeren
• U krijgt een sherm met de melding dat hiermee alle Archieven/Toegangen opnieuw worden geindexeerd. Klik in dit scherm op Start.

Het herindexeren van alle Archieven/Toegangen kan lang duren, vaak wel meerdere uren tot een dag. Het is mogelijk dat in de tussentijd de PDF bestanden in de Presentatie van Toegangen (en dus ook op de website) niet beschikbaar zijn. Als de indexering helemaal klaar is, zijn de PDF bestanden ook weer zichtbaar.