Procedure toevoegen

Een archief beherende instelling kent vaak verschillende werkprocessen die ervoor zorgen dat herhalende werkzaamheden worden versimpeld en gestandaardiseerd. Het verwerken van nieuwe aanwinsten is een voorbeeld van een terugkerende werkzaamheid die door middel van een proces kan worden gestandaardiseerd, zodat verschillende medewerkers (of een vervanger) deze werkzaamheid op dezelfde manier kan uitvoeren. Om het overzicht van reeds toegevoegde procedures te bekijken gaat u naar de pagina Procedures (Beheer>Procedures).

Om een nieuwe procedure toe te voegen klikt u op de knop “Procedure toevoegen”. Er verschijnt nu een formulier waarin u de benodigde informatie voor een procedure kunt invullen en daarbij opmerkingen kunt toevoegen als extra informatie. Allereerst dient u een identificatiecode in te voeren. Dit kan een nummer zijn dat u zelf toekent. Vervolgens kunt u een titel toevoegen, bijvoorbeeld: “Standaard procedure voor aanwinsten”. In het veld “Opmerkingen” kunt u verder toelichten wat bijvoorbeeld het doel is van deze procedure en of er verder nog bijzonderheden zijn bij het uitvoeren. Wanneer deze informatie is ingevuld, kunt u verder met het toevoegen van stappen in de procedure. Dit doet u door op de knop “Regel toevoegen” te klikken. Er verschijnt een pop-up scherm waarin u de stap kunt beschrijven.

• Titel toekennen: Bij het kopje Instellingen>Invoerlijsten kunt u procedurestappen toevoegen. Voor meer informatie hierover gaat u naar de pagina “Invoerlijsten”.
• Rol toekennen: Hierbij kan de verantwoordelijke van de stap worden benoemd, bijvoorbeeld een behoudsmedewerker die de materiele staat van een aanwinst gaat inventariseren. Er kunnen geen meerdere rollen worden toegekend, één iemand is verantwoordelijk voor een stap. Om de stap verder toe te lichten kan het veld “opmerkingen” nog worden ingevuld.
• Stappen verplichten: In de laatste check box kan door middel van een vinkje nog worden aangegeven of de stap verplicht is binnen het proces of niet.

U kunt meerdere stappen toevoegen aan de procedure. Wanneer u klaar bent met het beschrijven van een procedure kunt u deze opslaan en wordt hij aan de lijst met procedures toegevoegd.