Een csv bestand met inventarisnummers importeren

Het importeren van bestanddelen uit een csv bestand

Het is mogelijk om een lijst met inventarisnummers te importeren in Memorix Archieven aan de hand van een csv bestand. In dit csv bestand kunnnen enkelvoudige bestanddelen zijn opgenomen, maar ook verzamelbeschrijvingen en deelbeschrijvingen.

Het formaat van het csv bestand voor het importeren van inventarisnummers

Het csv bestand voor het importeren van inventarisnummers kent een vaste structuur. Alleen csv bestanden met precies deze structuur kunnen worden geimporteerd. De structuureisen zijn als volgt:

• de velden worden gescheiden door een puntkomma
• de eerste regel bevat kolomnamen (deze wordt niet geimporteerd)
• Elke rij bevat 20 kolommen.
• De volgorde van de kolommen kan niet gewijzigd worden.
• De character encoding moet UTF-8 zijn.
• De velden die gebruikt worden in de csv import zijn:
  • Identificatiecode van het Archief: Bevat de identificatiecode van het archief waar de bestanddelen aan worden gekoppeld. Het archief moet vóór de import in Memorix Archieven zijn aangemaakt. Dit veld is verplicht.
  • Verzamelbeschrijving bereik: zie paragraaf "Verzamelbeschrijvingen in de csv import" voor een uitleg van de werking van het importeren van verzamelbeschrijvingen.
  • Verzamelbeschrijving Titel
  • Verzamelbeschrijving aantekening: het is niet mogelijk om opmaak zoals linebreaks, lijsten, etc. op te nemen in de csv import. Als u opmaak wilt gebruiken in het Aantekening veld, kunt u die toevoegen binnen Memorix Archieven.
  • Verzamelbeschrijving datering: zie paragraaf "Datums in csv bestanden" voor een uitleg van de werking van de import van datums.
  • Verzamelbeschrijving aantal
  • Verzamelbeschrijving fysieke eenheid: vormt samen met "Verzamelbeschrijving aantal" de uiterlijke vorm. Er kan 1 uiterlijke vorm opgegeven worden per verzamelbeschrijving. Het is dus niet mogelijk om twee regels te importeren voor de uiterlijke vorm, zoals:
    • 1 omslag
    • 2 delen
  • Bestanddeel nummer
  • Bestanddeel achtervoegsel
  • Bestanddeel titel
  • Bestanddeel datering: zie paragraaf "Datums in csv bestanden" voor een uitleg van de werking van de import van datums.
  • Bestanddeel aantal
  • Bestanddeel fysieke eenheid: vormt samen met Bestanddeel aantal de uiterlijke vorm. Er kan één uiterlijke vorm opgegeven worden per bestanddeel. Het is dus niet mogelijk om twee regels te importeren voor de uiterlijke vorm, zoals:
    • 1 omslag
    • 2 delen
  • Bestanddeel aantekening: het is niet mogelijk om opmaak zoals linebreaks, lijsten, etc. op te nemen in de csv import. Als u opmaak wilt gebruiken in het Aantekening veld, kunt u die toevoegen binnen Memorix Archieven.
  • Beperking openbaarheid reden
  • Beperking openbaarheid datering: een exacte datum, zoals 2050-01-01
  • Beperking openbaarheid ontheffing: om aan te geven of er een ontheffing mogelijk is op de beperkte openbaarheid. Mogelijke waarden: yes of no (als het veld wordt leeggelaten, wordt het automatisch no
  • Beperking toegankelijkheid reden
  • Beperking toegankelijkheid datering: een exacte datum, zoals 2050-01-01
  • Beperking toegankelijkheid ontheffing: om aan te geven of er een ontheffing mogelijk is op de beperkte openbaarheid. Mogelijke waarden: yes of no (als het veld wordt leeggelaten, wordt het automatisch no

Verzamelbeschrijvingen in de csv import

Het is mogelijk om verzamelbeschrijvingen te importeren. Om dat te doen, worden voor de bestanddelen die binnen dezelfde verzamelbeschrijving horen, de volgende velden ingevuld:

• • Verzamelbeschrijving bereik
  • Verzamelbeschrijving Titel
  • Verzamelbeschrijving aantekening
  • Verzamelbeschrijving datering
  • Verzamelbeschrijving aantal
  • Verzamelbeschrijving fysieke eenheid

Het veld "Verzamelbeschrijving bereik" is verplicht, de overige velden niet. Om meerdere bestanddelen binnen een verzamelbeschrijving te plaatsen, moeten alle velden van de verzamelbeschrijving precies hetzelfde worden ingevuld. Als de verzamelbeschrijving dus een "aantekening" heeft, moet deze voor alle bestanddelen worden ingevuld. Voorbeeld:

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;3;;;1937;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;4;;;1938;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;5;;;1940;1;deel;;;;;;;;

Deze drie regels worden als volgt geïmporteerd in archief 0408:

• Er wordt een verzamelbeschrijving aangemaakt met bereik 3-5
• De titel van de verzamelbeschrijving wordt: Notulen van de commissievergaderingen
• In het veld Aantekening van de verzamelbeschrijving komt te staan: NB Notulen van 1939 ontbreken.
• De datering van de verzamelbeschrijving wordt: van: 1937 tot: 1940
• De verzamelbeschrijving bevat 3 onderliggende bestanddelen: nummers 3, 4 en 5.
• Inventarisnummers 3, 4 en 5 krijgen in dit voorbeeld alleen een datering en een uiterlijke vorm.

Datums in csv bestanden

Voor het importeren van dateringen zijn drie mogelijkheden:

• een jaar (bijvoorbeeld: 1937) of een datum (bijvoorbeeld: 1938-03-21)
• een periode bestaande uit een van- en tot jaar (bijvoorbeeld: 1926/1938) of een periode bestaande uit exacte data (bijvoorbeeld: 1926-08-01/1938-12-05. Let op: tussen het begin en het eindjaar moet een "/" gebruikt worden.
• een periodebeschrijving gevolgd door de periode. Bijvoorbeeld tweede wereldoorlog (1940/1945) of 1950-1954, 1974-1976(1950/1976).

Andere formaten die niet herkend kunnen worden als één van deze drie worden ingelezen in de Periode Beschrijving.

Voorbeeld van een csv bestand

Een voorbeeld van een compleet csv bestand waarmee zes inventarisnummers worden ingelezen in archief 0408:

Identificatiecode van het Archief; Verzamelbeschrijving bereik; Verzamelbeschrijving Titel; Verzamelbeschrijving aantekening; Verzamelbeschrijving datering; Verzamelbeschrijving aantal;Verzamelbeschrijving fysieke eenheid; Bestanddeel nummer; Bestanddeel achtervoegsel; Bestanddeel titel; Bestanddeel datering; Bestanddeel aantal; Bestanddeel fysieke eenheid; Bestanddeel aantekening; Beperking openbaarheid reden; Beperking openbaarheid datering; Beperking openbaarheid ontheffing; Beperking toegankelijkheid reden; Beperking toegankelijkheid datering; Beperking toegankelijkheid ontheffing;

0408;;;;;;;1;;Agenda van ingekomen en uitgaande stukken;1937/1938;1;omslag;;;;;;;;

0408;;;;;;;2;;Stukken betreffende de samenstelling van de commissie;1938-03-21;1;omslag;;bescherming van de persoonlijke levensfeer;2050-01-01;yes;;;;

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;3;;;1937;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;4;;;1938;1;deel;;;;;;;;

0408;3-5;Notulen van de commissievergaderingen;NB Notulen van 1939 ontbreken.;1937/1940;3;delen;5;;;1940;1;deel;;;;;;;;

0408;;;;;;;6;;Besluitenlijsten;1950-1954, 1974-1976(1950/1976);1;omslag;;;;;;;;

Character encoding van het csv importbestand

Het te importeren CSV bestand moet de character encoding UTF-8 hebben. Als de import niet slaagt, of als niet alle bestanddelen worden geimporteerd, kan dit veroorzaakt worden door een verkeerde character encoding.

Let op: CSV bestanden die gemaakt zijn met Excel hebben vaak een andere character encoding dan UTF-8. Raadpleeg de handleiding van uw versie van Excel om te zien hoe u CSV bestanden in UTF-8 formaat kunt opslaan.

Sorteervolgorde van geimporteerde bestanddelen

Bij het importeren van bestanddelen wordt geen sorteervolgorde toegekend. Na het importeren is het daarom aan te raden om de bestanddelen te sorteren op inventarisnummer en deze vervolgens te herordenen. Daarmee dwing je af dat de inventarisnummers binnen één rubriek altijd oplopend op inventarisnummer getoond worden. Zie voor meer informatie de paragraaf "De sorteervolgorde van alle bestanddelen in één keer wijzigen met de Herorden functie" op deze pagina: https://wiki-archives.memorix.nl/Hernummeren_van_inventarisnummers.

Optioneel is het mogelijk om voor het importeren van een csv bestand de sorteervolgorde velden met de hand toe te voegen aan het csv bestand. Hiervoor moeten twee dingen worden aangepast aan het csv bestand:

• Aan de eerste regel met kolomnamen moet aan het einde de kolomnaam Order (met hoofdletter!) worden toegevoegd.
• Aan het einde van elke regel/inventarisnummer moet vervolgens de gewenste sorteervolgorde worden toegevoegd.

Het CSV bestand komt er in dat geval als volgt uit te zien:

Identificatiecode van het Archief; Verzamelbeschrijving bereik; Verzamelbeschrijving Titel; Verzamelbeschrijving aantekening; Verzamelbeschrijving datering; Verzamelbeschrijving aantal;Verzamelbeschrijving fysieke eenheid; Bestanddeel nummer; Bestanddeel achtervoegsel; Bestanddeel titel; Bestanddeel datering; Bestanddeel aantal; Bestanddeel fysieke eenheid; Bestanddeel aantekening; Beperking openbaarheid reden; Beperking openbaarheid datering; Beperking openbaarheid ontheffing; Beperking toegankelijkheid reden; Beperking toegankelijkheid datering; Beperking toegankelijkheid ontheffing;Order

0408;;;;;;;1;;Agenda van ingekomen en uitgaande stukken;1937/1938;1;omslag;;;;;;;;1

0408;;;;;;;2;;Stukken betreffende de samenstelling van de commissie;1938-03-21;1;omslag;;bescherming van de persoonlijke levensfeer;2050-01-01;yes;;;;2

Aan een verzamelbeschrijving kan in de csv géén sorteervolgorde worden toegekend. Deze krijgt tijdens de import de zelfde sorteervolgorde als het eerste inventarisnummer binnen die verzamelbescrijving. Dit zal in de meeste gevallen het gewenste resultaat geven.