Archieven beheren

Om een nieuw Archief aan te maken gaat u naar Beheer -> Archief. Hier ziet u het overzicht van alle archieven die al zijn toegevoegd. Om een nieuw Archief aan te maken klikt u op “Archief toevoegen”. Er verschijnt nu een venster met daarin een formulier. Dit formulier dient u in te vullen om een Archief aan te maken. Het formulier bevat velden uit de ISAD(G) standaard. De volgende velden zijn verplicht:

• Identificatiecode
• Titel
• Datum van vervaardiging

Het veld Bereik en Inhoud is “zacht verplicht”. Dat wil zeggen dat dit veld wel verplicht is volgens de ISAD(G) standaard, maar dat u dit niet per se hoeft in te vullen om het Archief op te kunnen slaan. Het overgrote deel van de velden komen verder uit de specificatie van ISAD(G). Met behulp van de contextgevoelige help, die getoond wordt als u in een veld gaat staan, kunt u zien waar het veld voor bedoeld is. Een aantal velden wordt hieronder nader toegelicht.

Registratie van de vindplaats van een archief

De vindplaats van het archief in het depot kunt u registreren in de sectie Fysieke Beschrijving. Onder Vindplaats klikt u op de kop Regel Toevoegen. Er verschijnt een pop-up venster waarin u kunt aangeven in welk Depot, in welke stelling, in welke kast en op welk element (plank of lade) het archief zich bevind. Op deze manier kunt u de eerste (Vindplaats begin) en de laatste (Vindplaats eind) plank vastleggen waar het archief zich bevind.

Een archief kan meerdere vindplaatsen hebben. Het is daarom mogelijk om meerdere vindplaatsen toe te voegen. Wanneer de eerste regel is aangemaakt, is het mogelijk om nog een regel toe te voegen. Het is in Memorix Archieven ook mogelijk om de vindplaats van individuele bestanddelen te registreren. Dit wordt uitgelegd in de paragraaf Beheren van Bestanddelen.

Let op: De vindplaats van het archief wordt met de hand ingevoerd. Deze wordt dus niet automatisch vastgesteld op basis van de vindplaatsen van de bestanddelen.

Registratie van de uiterlijke vorm van een archief

De omvang van het archief kunt u in de sectie Fysieke Beschrijving. Onder Omvang van het Archief klikt u op de kop Regel Toevoegen. Er verschijnt dan een pop-up schermpje waarin u de uiterlijke vorm kunt aangeven (bijvoorbeeld: 3 meter). U kunt ook meerdere uiterlijke vormen aangeven (bijvoorbeeld: 3 meter, 25 inventarisnummers).

Let op: Als u wilt werken met decimale getallen voor de Fysieke Beschrijving, dan moet u in het veld Aantal een punt gebruiken als scheidingsteken voor de decimalen. Bijvoorbeeld: "3.5 meter".

Let op: De omvang van het archief wordt met de hand ingevoerd. Deze wordt dus niet automatisch berekend op basis van de totale omvang van de bestanddelen.

Registratie van de materiele staat van een archief

Na de fysieke beschrijving is er een kopje gereserveerd voor het beschrijven van de materiele staat van het archief. De velden voor het beschrijven van de materiele staat kunt u bewerken door op de kop “Materiele staat” te klikken. Er verschijnen nu twee lijsten en twee invulvelden. De eerste lijst kunt u aanvullen door op de knop “Regel toevoegen” te klikken onder de kop “Materiele staat”. Er verschijnt nu een pop-up scherm met een formulier. Het eerste veld is een drop down lijst met verschillende schades die het materiaal kan hebben: (band- en boekblokschade, chemische schade, mechanische schade, plaagschade of vochtschade). Wanneer u uit een van deze schades een keuze heeft maken die van toepassing is kunt u bij het volgende veld de mate van ernst van de schade aangeven (ernstige schade, lichte schade of matige schade). Onder dit veld kunt u aangeven hoeveel stukken deze schade betreft. Daaronder kunt u een aantekening geven op de gehele analyse en ten slotte kunt u bestanddelen uit het archief toevoegen aan dit record. Records van een materiele staat kunt u oneindig toevoegen.

Onder het kopje “Bestanden” kunt u bestanden uploaden vanaf uw PC. Dit is bijvoorbeeld een bestaande inventarisatie van de schade (opgemaakt door een archiefvormer of schenker). Vervolgens kunt u aanmerking schrijven over de materiele staat van het archief, bijvoorbeeld door aan te geven in welke setting de analyse is opgemaakt of door wie. Ten slotte kunnen er bestanddelen worden toegevoegd uit de bestaande bestanddelen binnen het archief. Dit is een slim invulveld, dus wanneer u een letter invult worden er direct suggesties gegeven van bestanddelen die die letter in hun titel hebben.

Categorie en trefwoord

De velden Categorie en Trefwoord komen niet uit de ISAD(G) standaard. Deze zijn toegevoegd om het archief beter vindbaar te maken op de website. Beide velden zijn keuzelijsten. Dat wil zeggen dat u zelf kan instellen welke categorieën en welke trefwoorden u wilt gebruiken voor uw archiefcollectie. Via Instellingen -> Keuzelijsten kunt u de waardes voor deze velden invoeren.